Kas yra DBSIS?
Tai yra Dokumentų valdymo bendroji informacinė sistema, kurios paskirtis – teikti pilnavertes dokumentų valdymo sistemos paslaugas šią sistemą naudojančioms organizacijoms. DBSIS paslaugos yra teikiamos SaaS (angl. Software as a Service) principu, o tai reiškia, kad organizacijoms, norinčioms gauti DBSIS paslaugas, nereikia pačioms rūpintis nei techninės (pvz. serveriai), nei programinės įrangos įsigijimu, diegimu bei priežiūra. Šiuo metu DBSIS paslaugomis naudojasi daugiau nei 560 valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų. DBSIS naudotojų kiekis perkopė 64 tūkst. ir toliau auga. Kasdien DBSIS yra registruojama per 25 tūkst. dokumentų.
Kas teikia DBSIS paslaugas?
DBSIS paslaugų teikėju Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2021-12-22 nutarimu Nr. 1114 „Dėl Dokumentų valdymo bendrosios informacinės sistemos paslaugų naudojimo“ yra paskirtas Informatikos ir ryšių departamentas prie Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos.
Kas gali gauti DBSIS paslaugas?
DBSIS paslaugas gali gauti valstybės ir savivaldybių biudžetinės ir viešosios įstaigos. Valstybės ir savivaldybių įmonėms šiuo metu DBSIS paslaugos nėra teikiamos. Privatiems subjektams DBSIS paslaugos taip pat nėra teikiamos.
Kas sudaro DBSIS paslaugas?
DBSIS, būdama pilnavertė dokumentų valdymo informacinė sistema, užtikrina DBSIS paslaugų gavėjų gautų, siunčiamų, vidaus dokumentų, teisės aktų, sutarčių ir kitų dokumentų valdymą per visą dokumento gyvavimo ciklą. Paslaugų gavėjai gali tiek registruoti, tiek rengti (įkelti, derinti, pasirašyti, tvirtinti) popierinius, kvalifikuotu el. parašu pasirašytus ADOC V-1.0 specifikaciją atitinkančius el. dokumentus, kitus el. dokumentus, pasirašytus vidinėmis DBSIS priemonėmis, įrašo formos dokumentus ir kt. DBSIS užtikrina dokumentų vykdymo kontrolę per užduočių valdymo funkcionalumą. Parengtus dokumentus išsiųsti bei gauti DBSIS paslaugų gavėjai gali el. paštu ir per integracinę sąsają su E.pristatymo informacine sistema. Norminiams teisės aktams skelbti naudojama DBSIS integracinė sąsaja su Teisės aktų registru. Elektroniniai dokumentai gali būti pasirašomi tiek naudojant stacionarias (pvz. valstybės tarnautojo pažymėjimas, asmens tapatybės kortelė), tiek mobilias (pvz. mobilusis parašas) pasirašymo priemones. Kvalifikuoti el. parašai el. dokumentuose automatiškai apsaugomi kvalifikuotomis elektroninėmis laiko žymomis. Esant laikiniems personalo pokyčiams ligų, atostogų metu, organizacijos veiklos tęstinumą leidžia užtikrinti DBSIS pavadavimų funkcionalumas. DBSIS universalioji integracinė sąsaja sudaro sąlygas integruoti kitas organizacijos specialiosios veiklos informacines sistemas su DBSIS taip įgalinant įvairiausius veiklos scenarijus. DBSIS pagalbos tarnyba teikia metodinę pagalbą, sprendžia incidentus ir padeda organizacijoms sklandžiai vykdyti savo veiklą naudojantis DBSIS. Tai tik dalis esminių DBSIS paslaugų – DBSIS funkcionalumų ir teikiamų paslaugų kiekis reguliariai plečiamas, atsižvelgiant į DBSIS paslaugų gavėjų poreikius ir reaguojant į teisinius, informacijos saugos, technologijų pokyčius bei iššūkius.
Kas neįeina į DBSIS paslaugas?
DBSIS yra centralizuotai teikiama SaaS tipo paslauga, todėl DBSIS paslaugų gavėjai – organizacijos – privalo savarankiškai užtikrinti tinkamą kompiuterinių darbo vietų įrengimą, organizacijos vidinio kompiuterių tinklo priežiūrą, VPN paslaugos (jeigu yra poreikis dirbti nuotoliniu būdu, ne iš organizacijos patalpų) įsigijimą ir išlaikymą, kvalifikuotų el. parašo sertifikatų įsigijimą. Į DBSIS teikiamų paslaugų apimtį taip pat neįeina naudotojų mokymai – DBSIS paslaugų gavėjas tokios paslaugos neteikia iš viso. DBSIS naudotojų kompetencijos ugdomos instrukcijų, rekomendacijų, konsultacinių renginių pagalba.
Kiek kainuoja DBSIS paslaugos?
DBSIS paslaugos teikiamos neatlygintinai. Išlaidos DBSIS techninės ir programinės įrangos įsigijimui, priežiūrai, plėtrai (naujų funkcionalumų kūrimui), kvalifikuotoms laiko žymoms bei mobiliojo parašo transakcijoms yra finansuojamos bendro DBSIS priežiūros ir plėtros biudžeto lėšomis.
Kaip tapti DBSIS paslaugų gavėju?
DBSIS paslaugų gavimo tvarka yra nustatyta Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2021-12-22 nutarimu Nr. 1114 „Dėl Dokumentų valdymo bendrosios informacinės sistemos paslaugų naudojimo“. Valstybės ar savivaldybės institucija, biudžetinė arba viešoji įstaiga, pageidaujanti naudotis DBSIS paslaugomis, privalo kreiptis į Informatikos ir ryšių departamentą – DBSIS paslaugų teikėją dėl DBSIS paslaugų gavimo. Informatikos ir ryšių departamentas, įvertinęs technines galimybes suteikti DBSIS paslaugas, teikia siūlymą įtraukti organizaciją į Lietuvos Respublikos Vyriausybės tvirtinamą DBSIS paslaugų gavėjų sąrašą. Suteikus organizacijai DBSIS paslaugų gavėjo statusą, Vidaus reikalų ministro įsakymu turi būti nustatyta organizacijos darbo su DBSIS pradžia – patikslintas DBSIS paslaugų naudojimo pradžios grafikas. Likus 4 mėnesiams iki grafike numatytos organizacijos DBSIS paslaugų naudojimo pradžios, organizacija pradeda įgyvendinti Pasirengimo pereiti prie centralizuotai teikiamų DBSIS paslaugų veiksmų planą ir komunikuoja su Informatikos ir ryšių departamento atsakingais darbuotojais dėl tolesnių pasirengimo veiksmų. Pasirengimo metu, organizacijos aktyvus dalyvavimas yra kritiškai svarbus. Tam organizacija privalo sudaryti komandą ir deleguoti jos nariams atsakomybes. Nepavykus laiku įvykdyti pasirengimo veiksmų, organizacijos darbo su DBSIS pradžia gali būti perkeliama į vėlesnį plėtros etapą.
Sėkmingai įgyvendinant pasirengimo veiksmų planą, likus mėnesiui iki darbo su DBSIS pradžios, organizacijos darbuotojai yra pakviečiami susipažinti su DBSIS mokomojoje aplinkoje. Organizacijos paskirti administratoriai per šį laikotarpį užbaigia organizacijos DBSIS paskyros pritaikymo, kitus konfigūravimo darbus ir nustatytą dieną, pradedama naudotis DBSIS.
Jeigu turite klausimų, pastabų dėl DBSIS ir esate:
- DBSIS naudotojas – prašome kreiptis į Jūsų organizacijos DBSIS paskyrą administruojančius darbuotojus – jie sprendžia organizacijos darbuotojams kylančias problemas naudojant DBSIS.
- Organizacijos DBSIS paskyros administratorius – prašome pateikti užklausą DBSIS pagalbos tarnyboje https://helpdbsis.vrm.lt.
- Organizacijos, nenaudojančios DBSIS, atstovas – prašome kreiptis į Dokumentų valdymo bendrosios informacinės sistemos skyriaus vedėją Gediminą Dagį, šioje interneto svetainėje nurodytais kontaktais.